WETTELIJKE TAKEN

Het Streekargyf Noardeast-Fryslân voert, onder verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris, de wettelijk taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet 1995:

Beheer

Streekargyf Noardeast-Fryslân beheert de wettelijk overgedragen archieven en de historisch documentaire collecties foto’s/ansichtkaarten en kranten.

Beschikbaar stellen

Artikel 14 uit de Archiefwet 1995 biedt iedereen de mogelijk om kosteloos inzage te krijgen in de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. De studiezaal biedt de mogelijkheid onderzoek te doen en stukken uit het depot op te vragen. Steeds meer materiaal is online, via de website, te vinden.

Toezicht

Adequaat archiefbeheer is nodig, zodat iedereen nu en in de toekomst de archieven kan raadplegen. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op de naleving van hetgeen in de Archiefwet hierover is opgenomen.

Elke overheidsorganisatie moet daarnaast zelf regels opstellen voor haar archiefbeheer, voor zover die niet al in hogere regelgeving is vastgesteld. Het gaat hierbij o.m. over het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en over de wijze waarop het college verantwoording aflegt aan de gemeenteraad over het gevoerde archief- en informatiebeheer. Dit is geregeld in de gemeentelijke Archiefverordeningen en Besluiten Informatie- en Archiefbeheer.

De gemeenten Ameland en Schiermonnikoog hebben elk een eigen dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Noardeast-Fryslân. Hierdoor is de gemeentearchivaris ook voor de toezichthoudende taken werkzaam voor deze gemeenten.

OVERBRENGING OVERHEIDSARCHIEVEN

Overdracht

De gemeenten brengen hun archieven na maximaal 20 jaar naar het Streekargyf of eigen archiefbewaarplaats over. Na overbrenging zijn archieven openbaar, op enkele uitzonderingen na (bijvoorbeeld in het kader van privacy).

Voorbereiding en eisen

De over te brengen archiefstukken moeten ouder zijn dan 20 jaar, maar mogen niet ouder zijn dan 30 jaar. Het archief dient in goede, geordende en toegankelijke staat te zijn; hiervoor gelden inhoudelijke eisen. Welke archieven worden overgedragen, wordt bepaald aan de hand van de geldende selectielijsten (2017 en 2012), andere regelgeving of een aanwijzing van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft ook het recht om bepaalde archiefstukken niet te laten vernietigen.

SELECTIE EN VERNIETIGING

Bij de vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden wordt uitgegaan van de volgende vastgestelde Gemeentelijke Selectielijsten

• Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983)
• Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie 2012
• Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017

Bij de jaarlijkse vernietiging van archiefbescheiden wordt er door de beheerder van de archieven een lijst opgesteld met archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen. Deze lijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Daarna worden de archiefbescheiden door de beheerder zowel op papier als digitaal vernietigd. Hiervan wordt door de beheerder ook een verklaring van vernietiging opgesteld. Deze verklaring wordt bewaard.

DUURZAAMHEID EN TOEGANKELIJKHEID

E-DEPOT

Een belangrijke ontwikkeling is de vorming van een zogenaamd e-depot. In dit e-depot worden digitale bestanden duurzaam bewaard en beheerd. Digitale archiefbescheiden hebben de eigenschap, in tegenstelling tot papier, sneller onbruikbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld doordat het bestandsformaat niet meer bruikbaar is omdat de software die nodig is niet meer beschikbaar is, of omdat er een van de vele nullen en eentjes is gemuteerd en het bestand defect is. Het e-depot moet ervoor zorgen dat de bestanden up-to-date, authentiek en integer blijven. Het Streekargyf Noardeast-Fryslân werkt hiervoor nauw samen met andere gemeenten, in het bijzonder de gemeente Leeuwarden en Waadhoeke. Daarbij is al gebleken dat al in het werkproces, bij het ontstaan van de informatie, rekening moet worden gehouden met de bestemming van de digitale bestanden. De gemeentearchivaris is daarom ook betrokken bij inrichting en beheer van de gemeentelijke digitale systemen.